Jouw toekomstige werkplek
Welkom bij het Servicebureau van MoleMann! Vanuit ons kantoor in Amersfoort ondersteunen wij onze 16 vestigingen in het land. Het Servicebureau team bestaat uit 18 medewerkers. Ieder met een eigen expertise (o.a. HR, officemanagement, financiën, facilitair, communicatie, ICT en kwaliteit). We lunchen samen, werken afwisselend thuis of op kantoor, en kunnen elkaar gemakkelijk vinden in de samenwerking. Een fijne werkplek waar we met elkaar blijven groeien en ontwikkelen.
Dit ga je doen
Je bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van onze twee directieleden. Denk hierbij aan agendabeheer, wat een complexe puzzel is, het filteren en waar nodig beantwoorden van e-mails vanuit meerdere mailboxen en het administratieve gedeelte rondom overleggen. Door jouw inzet en ondersteuning kunnen de werkzaamheden van de directieleden soepel verlopen.
Er is één andere collega werkzaam op ons officemanagement. Samen zijn jullie vanuit het servicebureau de schakel voor de 16 locaties van MoleMann en de ondersteuning van de directie.
Daarnaast horen de volgende taken bij jouw functie:
- Zoals hierboven benoemd, is agendabeheer van de directieleden een groot deel van je takenpakket. Dit is een complexe uitdaging waarbij overleg vanzelfsprekend is maar jij houdt het overzicht. Je denkt mee en organiseert de afspraken logisch. Hierin houd je rekening met reistijd, 'zwaarte' van de afspraken en kun je je inleven in hoe de ideale werkdag van een directielid eruitziet. Dit kunnen interne afspraken zijn met bijvoorbeeld de leidinggevenden van onze vestigingen, maar ook externe. Prioriteiten kunnen aanvoelen is onmisbaar, want bijna iedereen heeft haast of vindt zijn afspraak het belangrijkste.
- Voorbereiden van vergaderingen en het bewaken van actiepunten. Het opstellen van notities, agenda’s, notulen en besluit- en actielijsten voor diverse overlegvormen. Dit zijn o.a. overleggen met de RvC en de cliëntenraad.
- Beheren en prioriteren van een aantal centrale mailboxen, maar met name die van de directieleden.
- Bewaken van de procesgang ten aanzien van (soms zeer vertrouwelijke) onderwerpen.
Een uitdagende, dynamische functie waarin jij zelfstandig jouw rol kunt pakken. Uiteraard in de nabijheid van collega’s waar je altijd aan de bel kunt trekken als je hulp of input nodig hebt.
Dit breng je mee
Als jij ergens aan begint, is het voor jou pas geslaagd als het doel is bereikt. Je werkt secuur en grondig. Jij schakelt snel en houdt ervan om zaken helder en logisch in beeld te houden. Voor jezelf en voor anderen.
Kortom: we zoeken een goed georganiseerde, optimistische en dienstverlenende persoonlijkheid die het vak van management assistent perfect verstaat. Verder:
- Afgeronde opleiding op het gebied van secretariële ondersteuning en hbo-denkniveau.
- Je hebt kennis van Microsoft, Zoom etc. Flink wat afspraken vinden namelijk online plaats.
- Het is van belang dat je kunt schakelen tussen meerdere systemen om in te plannen en te werken.
- Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt een kritische blik, positieve overtuigingskracht, bent integer en sensitief.
- Ervaring binnen de zorg is fijn, maar geen vereiste. Een aantal jaren ervaring in de rol van management assistent is dat wel, gezien de zelfstandigheid en complexiteit van de functie.
Dit bieden we jou
- Salaris van maximaal bruto € 4.263,- per maand op basis van 36 uur per week, afhankelijk van kennis en ervaring (Cao GGZ fwg 50).
- Een arbeidscontract voor een jaar voor 32 - 36 uur per week; waarna wij het graag omzetten in een vast contract als blijkt dat jij helemaal op je plek zit.
- Vakantiegeld en eindejaarsuitkering.
- Pensioenregeling van het pensioenfonds Zorg & Welzijn.
- Een jaarlijks en persoonlijk studiebudget.
- De combinatie tussen een werkplek op ons kantoor in Amersfoort en thuiswerken.
- Invulling van werkdagen doen we in overleg; we vangen met elkaar werkdagen en vakanties op voor continue bereikbaarheid.
- Iedere vestiging van MoleMann heeft een budget ‘Lekker Gezond Werken’ en daarbij een budget om met elkaar een teamuitje te organiseren.
Enthousiast over deze vacature?
Leuk! We maken graag kennis en vertellen je dan meer over de functie. Je kunt je CV of LinkedIn profiel met een korte motivatie uiterlijk 26 mei mailen naar Lisette Maaskant via: recruitment@molemann.nl.
Wil je eerst meer informatie?
Voor algemene vragen kun je mailen met Marc Faber, via: marc.faber@molemann.nl.
